Cơ chế hoạt động phần mềm bán hàng iif

Cơ chế hoạt động phần mềm bán hàng iif giống như nguyên lý kế toán, điều đó không có nghĩa là người biết kế toán mới dùng được phần mềm quản lý bán hàng iif.

Trước tiên tôi xin giới thiệu sơ qua các phiếu phát sinh khi hoạt động bán hàng:

1. Phiếu bán hàng: là phiếu mà người bán hàng giao cho  người mua hàng khi khách hàng mua hàng tại điểm giao dịch, phiếu này có thể giao hay không giao cho khách hàng, tùy vào mỗi yêu cần doanh nghiệp

  - Tư vấn: quý khách nên giao phiếu bán hàng khi hoạt động bán hàng xảy ra vì nó thể hiện tính chuyên nghiệp của quý khách, đồng thời nó tăng tính quảng bá thương hiệu vì trên phiếu bán hàng có thông tin như logo, tên công ty (tên điểm bán hàng), số điện thoại.

2. Phiếu thu tiền: phiếu thu là phiếu thể hiện là quý khách đã thu tiền của khách hàng, phiếu này quý khách có thể giao hay không giao cho khách, nếu khách yêu cầu.

3. Phiếu nhập kho: là phiếu thể hiện thông tin các mặc hàng khi nhập kho, phiếu này thường không cần giao, vì khi nhập kho quý khách đã có phiếu bán hàng(của bên cung cấp làm bằng chứng).

4. Phiếu chi: là thể hiện số tiền mà quý khách đã chi ra, vì dụ như chi tiền nhập hàng, hay chi tiền hoạt động đơn vị như tiền nước, tiền điện ....

Cơ chế hoạt động như sau:

Khi bán hàng (tạo đơn hàng) thì phần mềm bán hàng iif sẽ tự động phiếu tự động tạo các phiếu:

       -> Phiếu Thu tiền

       -> Phiếu phải thu (nếu có phát sinh nợ)
  Ví dụ 1: khách hàng A mua tổng tiền hàng là 2 triệu (mặc hàng bán là xi măng - 1 tấn)
             Thanh toán 2 triệu
            Thì phần mềm sẽ tạo các phiếu sau
             1. Phiếu bán hàng (xi măng): 2 triệu
             2. Phiếu xuất kho: 1 tấn xi măng, vì khi mua phải xuất kho
             3. Tạo phiếu thu tiền 2 triệu, với lý do thu là thu tiền bán hàng
             4. Phiếu phải thu: không tạo, vì không phát sinh nợ

  Ví dụ 2: khách hàng B mua tổng tiền hàng là 2 triệu (mặc hàng bán là xi măng - 1 tấn)
             Thanh toán 1,5 triệu
            Thì phần mềm sẽ tạo các phiếu sau
             1. Phiếu bán hàng: 2 triệu
             2. Phiếu xuất kho: 1 tấn xi măng, vì khi mua phải xuất kho
             3. Tạo phiếu thu tiền 1,5 triệu
             4. Phiếu phải thu:500.000 vnđ cho khách hàng B (để theo dõi công nợ)

   

Khi nhập kho (nhập hàng về) thì phần mềm bán hàng iif sẽ tự động phiếu tự động tạo các phiếu:

       -> Phiếu nhập kho

       -> Phiếu phải chi (nếu quý khách có phát sinh nợ với nhà cung cấp)
  Ví dụ 1: Nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp A mua tổng đơn hàng là 3 triệu, mặc hàng mua 2 tấn thép
             Thanh toán 3 triệu (trả hết)
            Thì phần mềm sẽ tạo các phiếu sau
             --> Phiếu nhập kho: 3 triệu (2 tấn thép)
              -> Tạo phiếu chi tiền 3 triệu
              --> Phiếu phải trả: không tạo, vì không phát sinh nợ (đã trả hết)

  Ví dụ 2: Nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp B mua tổng đơn hàng là 5 triệu, mặc hàng mua 1 tấn thép
             Thanh toán 3 triệu, còn nợ lại nhà cung cấp là 2 triệu
            Thì phần mềm sẽ tạo các phiếu sau
             --> Phiếu nhập kho: 5 triệu (2 tấn thép)
              -> Tạo phiếu chi tiền 3 triệu
              --> Phiếu phải trả 2 triệu (vì nợ lại 2 triệu)

Chú ý: trong quá trình sử dụng quý khách nên kiểm tra tổng tiền phát sinh giữa các phiếu có khớp nhau hay không.