Tác dụng của nút bỏ qua trong khi xử lý đơn hàng

Bình thường nút 'Bỏ qua" sẽ không xuất hiện
Khi ta nạp đơn hàng để sửa lại thông tin, thì nút sẽ xuất hiện sẽ xuất hiện:

Nếu ta muốn bỏ qua không muốn thực hiện sửa, bằng cách nhấn nút "Bỏ qua"

Tham khảo thêm: Cách để sửa phiếu bán hàng

Ẩn hàng hoá trong bảng tồn kho khi đã hết phát sinh

Trong trường hợp hàng hoá đó hết bán, ta muốn ẩn nó đi trong danh mục bảng giá, tại bảng giá ta click chuột phải

Cách khác: Ta có thể mở ẩn hay thực hiện ẩn tại chức năng danh mục hàng hoá
Cột ẩn

Sau khi click vào ô ẩn -> ta click nút lưu để lưu lại thông tin.

Báo cáo nhật ký phát sinh hàng hoá

Để xem nhật ký phát sinh của các hàng hoá, tổng số lượng bán ra, tổng xuất, tổng nhập ...
Vào: Hàng hoá --> Nhật ký phát sinh
Sau đó gõ tên hàng hoá cần tìm:

Ta sẽ biết được tổng số lượng bán hàng , tổng nhập, xuất

Tự động đăng nhập khi khởi động phần mềm

Nếu tính bảo mật dữ liệu không quan trọng ta có thể mặc định cho phần mềm khi khởi động phần mềm sẽ không hỏi tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Ta có thể cấu hình tính năng này bằng cách khi đăng nhập có nút tít [Tự động đăng nhập lần sau]

Nếu lần sau ta không muốn tự động đăng nhập - Vào hệ thống --> Cấu hình --> Người dùng -> Ta bỏ nút tít - Tự động đăng nhập khi mở phần mềm.

Cập nhật số lượng và đơn giá nhanh từ excel khi tạo phiếu nhập kho và xuất kho

Khi tạo phiếu nhập kho, nếu số lượng ít ta có thể nhập trực tiếp từ phần mềm bằng cách vào nút [Chọn hàng] để nhập số lượng và đơn giá.

Ta có thể nhập thủ công tại form dưới:

Nhưng ta có thể cập nhật vào từ file excel đã có với điều kiện
+ File execl phải có cột : Nhóm | Tên hàng hóa | SL | Đơn giá | CK

Nhập kho nhanh từ hàng hoá ở bảng giá

Ta có thể vào quản lý kho -> Nhập kho --> Tạo phiếu

=> Nhưng ta có thể nhập nhanh bằng cách chọn hàng hoá ở bảng giá

Có 2 cách cách:
Nhấn Ctrl (giữ nguyên) -> click chuột trái vào các mặt hàng đang nhập kho
Nhấn Shift (giữ nguyên)  --> chọn hàng hoá đầu (chuột trái) - cho đến hàng hoá cuối cùng.

Click chuột phải sau đó -->  Tạo phiếu nhập kho --> Các hàng hoá sẽ tự động đưa vào phiếu với SL=1, sau đó ta sửa lại số lượng và giá nhập cho phù hợp

Một số vấn đề chính để quản lý tồn kho chính xác

1. Trước tiên, tồn kho đầu kỳ hàng hoá phải được nhập.

* Nếu lần đầu bắt đầu sử dụng phần mềm ta cần nhập chính xác tồn đầu kỳ của hàng hoá, ở mục Kỳ làm việc -> Tồn đầu kỳ hàng hoá.
  -> để biết biết ta cần kiểm kê kho số tồn kho hiện hanh, sau đó cập nhật lại vào phần mềm
Gợi ý: để việt kiểm tra được nhanh ta cần xuất ra file excel sau đó nhập tồn kho từ file excel và nạp vào để quá trình được nhanh hơn.

* Nếu sau một kỳ làm việc số tồn đầu kỳ sẽ tự có khi thực hiện kết chuyến dữ liệu
 Sau khi kết chuyển ta cần kiểm kê lại kho xem tồn kho hiện hành có đúng với Tồn đầu kỳ hay không, nếu không bằng hãy tìm nguyên nhân vì sao lại chênh lệch, có thể do mất hay quá trình nhập kho và xuất kho bị sai số.

2. Kiểm tra thẻ kho thường xuyên
Để kiểm tra thẻ kho ta vào Quản lý kho --> Tồn kho chi tiết --> Chọn hàng hoá cần xem thẻ kho --> Click nút [Xem chi tiết]

 Thẻ kho chi tiết xuất hiện, ta sẽ biết nhật ký nhập và xuất kho

Hay từ bảng giá --> Click chuột phải vào hàng hoá cần xen -->  Click Nhật ký chi tiết ta cũng xem được thẻ kho.

3. Nhập kho phải chính xác
    Phải nhập các phiếu xuất nhập kho khi có hàng nhập về không được bỏ qua, vì tồn kho tính căn cứ trên phiếu nhập và phiếu xuất (đối với phiếu xuất ta không cần tạo vì nó đã tạo tự động khi bán hàng)

Cách chuyển kỳ làm việc để xem tồn kho ở bảng giá

Ta chú ý khi bán cần cần chọn đúng kỳ làm việc, ví dụ hôm nay là ngày 5/2/2014 ta chọn kỳ làm việc T05.
Khi chọn kỳ làm việc ta sẽ xem được tồn kho trong kỳ đang chọn
Các phiếu xuất kho cũng được tự động tạo khi bán hàng với giá xuất kho căn cứ trên kỳ đó.

Tại sao phải kết chuyển

* Cũng có một số phần mềm không có chức năng kết chuyển, tuy nó đơn giản nhưng phần mềm sẽ chạy càng chậm khi không có tính năng này
* Việc kết chuyển sẽ giúp phần mềm chạy nhanh hơn.

Ví dụ hàng hoá A

Tồn đầu tháng 05/2014 là: 10 cái
Nhập vào trong tháng 05/2014 là: 2 cái
Bán trong tháng 05/2014 là 3 cái
==> Tồn cuối của tháng 05/2014 là  10+2-3=9 cái

Nếu sang tháng 06/2014 ta cần kết chuyển để tồn đầu kỳ tháng 6/2014 là : 3 cái
Sau đó quá trình cứ lặp đi lặp lại.

Ví dụ: tháng 05/2014 ngày cuối cùng là 31
Có thể cuối ngày 31/5/2014 (nhớ là lúc hết bán hàng ngày 31/5/2014 )
Có thể sang đầu ngày 6/5/2014
==> Ta chọn tháng kỳ tháng 05 và click vào nút "Đồng ý kết chuyển"
* Đợi một lúc cho đến khi báo thành công !, quý trình kết chuyển sẽ thành công và lúc này tồn kho và công nợ cuối tháng 05 sẽ chuyển qua đầu tháng 06.

* Nếu các phần mềm không có nghiệp vụ kết chuyển thì khi tính tồn kho nó sẽ tính trên tất cả các đơn hàng từ lúc cài phần mềm cho đến thời điểm kết chuyển, như vậy nó sẽ rất chậm.

Đóng và mở nhanh nhóm hàng ở bảng giá

Trong trường hợp nhiều nhóm ta không thể tìm đến nhóm cần xem
bằng cách click dấu
[-] để đóng nhóm
[+] để mở nhóm

Cách bán hàng nhưng chưa thu tiền (còn nợ)

Khi bán hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền
Có một số trường hợp sau
1. Chưa thanh toán toàn bộ số tiền đơn hàng
2. Thanh toán một phần tiền của đơn hàng
===
Trường hợp 1:
Ta không cần nhập số tiền gửi, và khi đó phần mềm báo "Vì đơn hàng nợ, nên cần nhập thông tin khách hàng" -> Khi đó ta nhập ô vào ô khách hàng (ô màu xanh)
Ví dụ nhập với nội dung: Anh Danh - điện thoại 0972111222

chú ý: Để hiển thị phải cấu hình trong phần hệ thống
  Vào Hệ thống --> Cấu hình hệ thống -> Tab: Các tham số -> "Sau khi click nút thanh toán giá trị ô tiền gửi = tiền đơn hàng" ta chọn lại "không" , vì mặt định hệ thống để "có"
Việc cấu hình này chỉ làm 1 lần duy nhất.

Sau khi thanh toán số tiền nợ sẽ lưu phần công nợ, để xem ta có 2 cách
C1 * Menu phía trên -> Nhật ký bán hàng --> Theo đơn hàng - tổng quan --> Sẽ có 2 chế độ xem (đơn giản và chi tiết) ta chọn lại chi tiết là xuất hiện cột còn nợ
C2 * Menu phía trên -> Công nợ -> Phải thu

Quản lý tiền trong tài khoản ngân hàng khi khách hàng chuyển khoản

Trong trường hợp khách hàng không thanh toán tiền mặt nhưng chuyển khoản qua ngân hàng ta muốn quản lý được tiền mặt và tiền ngân hàng, bằng cách sử dụng tính năng sau.
+ Khi tạo đơn hàng ta chú ý:

Chọn Chuyển khoản -> Click vào [....] để chọn tài khoản ngân hàng, khi đó xuất hiện hộp thoại chọn

 

Click nút [Chọn] là xong

Khi đó báo cáo doanh thu bán hàng sẽ được phân làm 2 cột

 Tiền đưa & ch.ngân hàng (chuyển ngân hàng)

Như vậy ta có thể biết được tiền thu trong ngày (tiền mặt & tiền trong ngân hàng)

Đưa danh mục hàng hoá đã có từ excel vào phần mềm

Để tiết kiệm được thời gian bằng cách nạp danh mục hàng hoá từ file excel đã có vào phần mềm.

Bước 1: ta chuẩn bị file excel

* File excel phải tuân thuê mẫu của phần mềm, tức tên các cột phải tương ứng trong phần mềm, không được khác (cho dù chỉ là dấu ~ hay ?) là phần mềm sẽ không hiểu vào báo lỗi.

* Ta có thể lấy file mẫu trong phần mềm đã có và copy dữ liệu hàng hoá file excel đã có qua file mẫu.

     ==> Cách lấy file mẫu

            + Cách 1: Mở thư mục chứa phần mềm -> MauNhap --> HangHoa.xls

            + Cách 2: Từ form Hàng hoá -> Click vào "Nạp và từ Excel"

--> Click vào "Xem file mẫu" : là file excel tự động mở ra

Bước 2:

   Click vào "Chọn file" -> Chọn file HangHoa.xls  --> Click "Nạp dữ liệu để xem" --> Danh sách sẽ chạy vào form hàng hoá, nhớ click nút lưu để hoàn thành (nếu không click nút lưu lần sau mở phần mềm sẽ không có hàng hoá vưa thêm).


Chú ý: nếu lần sau ta có bổ sung hàng hoá tiếp tục từ file excel và khi nạp vào phần mềm sẽ báo
"Bạn có muốn bỏ qua những hàng hoá đã có trong phần mềm ->Chỉ nạp vào những hoá hàng hoá chưa có"
   -> Bạn chọn "OK" để không bị đưa tên hàng hoá đã đưa lần trước vào lần thứ 2.

Xoá dữ liệu phần mềm lần đầu sử dụng

Xoá dữ liệu phần mềm

Trước khi xoá dữ liệu ta cần chú ý:
Các phiếu bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, nhập xuất kho ta có chọn thời gian xoá
Ví dụ chọn năm 2014 thì những phiếu xuất kho 2014 sẽ xoá hết

* Hàng hoá và nhóm hàng ta không cần chọn thời gian
* Nếu xoá tất các dữ liệu ta phải xoá thứ tự từ nhỏ để lớn.

Cách chiết khấu số tiền cho từng hàng hoá

Có 2 cách giảm giá
1. Nhập giá trị có 2 con số, ví dụ như 10, và Enter sẽ tự ra số tiền 10% giảm giá
2. Nhập trực tiếp ố tiền, ví dụ ở đây là 20.000 thì phần mềm sẽ giảm trực tiếp

Sửa lại phiếu bán hàng đã thanh toán xong

Bước 1: vào nhật ký bán hàng --> Theo đơn hàng - tổng quan

Bước 2: Chọn đơn hàng cần sửa

Bước 3: Khi đó thông tin đơn hàng sẽ xuất hiện bên trái, sau đó sửa lại giá tiền và click lại nút thanh toán.