Cập nhật số lượng và đơn giá nhanh từ excel khi tạo phiếu nhập kho và xuất kho

Khi tạo phiếu nhập kho, nếu số lượng ít ta có thể nhập trực tiếp từ phần mềm bằng cách vào nút [Chọn hàng] để nhập số lượng và đơn giá.

Ta có thể nhập thủ công tại form dưới:

Nhưng ta có thể cập nhật vào từ file excel đã có với điều kiện
+ File execl phải có cột : Nhóm | Tên hàng hóa | SL | Đơn giá | CK

Nhập kho nhanh từ hàng hoá ở bảng giá

Ta có thể vào quản lý kho -> Nhập kho --> Tạo phiếu

=> Nhưng ta có thể nhập nhanh bằng cách chọn hàng hoá ở bảng giá

Có 2 cách cách:
Nhấn Ctrl (giữ nguyên) -> click chuột trái vào các mặt hàng đang nhập kho
Nhấn Shift (giữ nguyên)  --> chọn hàng hoá đầu (chuột trái) - cho đến hàng hoá cuối cùng.

Click chuột phải sau đó -->  Tạo phiếu nhập kho --> Các hàng hoá sẽ tự động đưa vào phiếu với SL=1, sau đó ta sửa lại số lượng và giá nhập cho phù hợp

Một số vấn đề chính để quản lý tồn kho chính xác

1. Trước tiên, tồn kho đầu kỳ hàng hoá phải được nhập.

* Nếu lần đầu bắt đầu sử dụng phần mềm ta cần nhập chính xác tồn đầu kỳ của hàng hoá, ở mục Kỳ làm việc -> Tồn đầu kỳ hàng hoá.
  -> để biết biết ta cần kiểm kê kho số tồn kho hiện hanh, sau đó cập nhật lại vào phần mềm
Gợi ý: để việt kiểm tra được nhanh ta cần xuất ra file excel sau đó nhập tồn kho từ file excel và nạp vào để quá trình được nhanh hơn.

* Nếu sau một kỳ làm việc số tồn đầu kỳ sẽ tự có khi thực hiện kết chuyến dữ liệu
 Sau khi kết chuyển ta cần kiểm kê lại kho xem tồn kho hiện hành có đúng với Tồn đầu kỳ hay không, nếu không bằng hãy tìm nguyên nhân vì sao lại chênh lệch, có thể do mất hay quá trình nhập kho và xuất kho bị sai số.

2. Kiểm tra thẻ kho thường xuyên
Để kiểm tra thẻ kho ta vào Quản lý kho --> Tồn kho chi tiết --> Chọn hàng hoá cần xem thẻ kho --> Click nút [Xem chi tiết]

 Thẻ kho chi tiết xuất hiện, ta sẽ biết nhật ký nhập và xuất kho

Hay từ bảng giá --> Click chuột phải vào hàng hoá cần xen -->  Click Nhật ký chi tiết ta cũng xem được thẻ kho.

3. Nhập kho phải chính xác
    Phải nhập các phiếu xuất nhập kho khi có hàng nhập về không được bỏ qua, vì tồn kho tính căn cứ trên phiếu nhập và phiếu xuất (đối với phiếu xuất ta không cần tạo vì nó đã tạo tự động khi bán hàng)

Cách chuyển kỳ làm việc để xem tồn kho ở bảng giá

Ta chú ý khi bán cần cần chọn đúng kỳ làm việc, ví dụ hôm nay là ngày 5/2/2014 ta chọn kỳ làm việc T05.
Khi chọn kỳ làm việc ta sẽ xem được tồn kho trong kỳ đang chọn
Các phiếu xuất kho cũng được tự động tạo khi bán hàng với giá xuất kho căn cứ trên kỳ đó.

Tại sao phải kết chuyển

* Cũng có một số phần mềm không có chức năng kết chuyển, tuy nó đơn giản nhưng phần mềm sẽ chạy càng chậm khi không có tính năng này
* Việc kết chuyển sẽ giúp phần mềm chạy nhanh hơn.

Ví dụ hàng hoá A

Tồn đầu tháng 05/2014 là: 10 cái
Nhập vào trong tháng 05/2014 là: 2 cái
Bán trong tháng 05/2014 là 3 cái
==> Tồn cuối của tháng 05/2014 là  10+2-3=9 cái

Nếu sang tháng 06/2014 ta cần kết chuyển để tồn đầu kỳ tháng 6/2014 là : 3 cái
Sau đó quá trình cứ lặp đi lặp lại.

Ví dụ: tháng 05/2014 ngày cuối cùng là 31
Có thể cuối ngày 31/5/2014 (nhớ là lúc hết bán hàng ngày 31/5/2014 )
Có thể sang đầu ngày 6/5/2014
==> Ta chọn tháng kỳ tháng 05 và click vào nút "Đồng ý kết chuyển"
* Đợi một lúc cho đến khi báo thành công !, quý trình kết chuyển sẽ thành công và lúc này tồn kho và công nợ cuối tháng 05 sẽ chuyển qua đầu tháng 06.

* Nếu các phần mềm không có nghiệp vụ kết chuyển thì khi tính tồn kho nó sẽ tính trên tất cả các đơn hàng từ lúc cài phần mềm cho đến thời điểm kết chuyển, như vậy nó sẽ rất chậm.